PTAのおしごと

先日買った「Macbook air」ですが思いのほか使いやすいので、週末たまにある妻の中学校PTA活動で書記になった妻にも使えるかと思って妻にも使ってもらっています。

妻もかつては、業務でもMacを利用していましたが、PC環境が整いMacでしか出来ない仕事が少なくなってきたので、会社自体がWindowsに移行してしまったこともあり、公私ともMacを使うのは久しぶりだそうです。

特に、ノート型のMacを利用するのは初めてだそうで、あのトラックパッドは「1本指」「2本指」・・・等で操作が変わると教えると目から鱗だったようです。

しかし「トラックパッドを使えこなせればマウスは要らない」って言うけどねー

おじさんたちはやっぱりマウスが良いよね。Macだし。

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PTA活動は、学校と保護者間のコミュニケーションを深める位置づけで今日に至っています。

特に、中学校では保護者と学校の橋渡し役としてPTAが活動することが多いようです。

その中で、PTA書記の役割は、会議での議論を的確に記録し、その後の活動の指針とするための文書を作成する必要があります。

広報紙等の作成は、保護者・生徒向けのものは広報さんがするそうですが、妻の役割はあくまで会議で話した事を議事録にすることです。

校長やPTA会長の話は文字を起こさないといけないこともあるそうで、それについてはことばを漏らしてはいけないこともあるので、ボイスレコーダーをPTAで購入していてそれを参考に文字を起こす作業があります、そんなことを最初から最後まで耳で聞いて行うなって事を、いちいちボランティアではやっていられないので、ICTの力を借りてやることにしました。

PTA書記の主な仕事

会議での議事録作成

繰り返しですが、PTA書記の最も基本的な仕事は、会議での議論や決定事項を記録する議事録の作成です。議事録は、会議の内容を正確に反映させる必要があります。これには、校長やPTA会長をはじめとする発言者の話を詳細に記録することが含まれます。議事録は、後日の活動の指針となるだけでなく、不在だったメンバーに対する情報共有の手段としても機能します。したがって、正確さと明確さが求められるので、今から気が急いてしまっている様子です(笑)

議案書の作成

会議で討議される前の、提案される議案についての書類作成もPTA書記の仕事です。この議案書は、会議の効率化を図る上で重要な役割を果たします。議案書には、議論されるトピックの概要、背景情報、提案内容、期待される影響などが含まれることが一般的です。これにより、会議参加者は事前に内容を把握して無駄のない会議になるって訳です。（ほんとにそうなのかな？？）

その他

PTA書記の役割は、議事録や議案書の作成にとどまりません。会議の日程調整、必要な資料の準備、保護者や教員への連絡など、会議をスムーズに進行させるためのさまざまなサポート業務も含まれます。また、会議以外でのPTA活動に関する文書作成も求められることがあります。結構めんどくさい。

Google Speech-to-Textの活用

Speech-to-Text AI: speech recognition and transcription

Accurately convert voice to text in over 125 languages and variants using Google AI and an easy-to-use API.

cloud.google.com

PTA書記の作業効率化には、音声認識技術が大きな助けとなります。

それについてはGoogle Speech-to-Textを選びました。（無料分があるのでそれも含んで）

色々と比べてみたのですが、精度が高そうだったことと文字を起こした後の見やすさと取り回しの良さで決めました。

はっきりいって、議事録作成の効率化に貢献しています。

PTAで購入したボイスレコーダーで録音された会議の音声をGoogle Speech-to-Textに入力することで、音声をテキストに自動変換が可能です。

これにより、書記は発言を逐一手入力する手間を省き、会議の流れをより正確に記録することが可能になります。

Google Speech-to-Textを使用するには、まずGoogle Cloud Platformでプロジェクトを作成し、Speech-to-Text APIを有効にする必要があります。

APIキーを取得した後、録音された音声ファイルをアップロードし、テキスト変換を行います。

はっきりいって、精度が良いです。

変換されたテキストは、議事録の草稿として利用できますが、ただし専門用語や固有名詞の誤変換は必ずあります。

これには注意しないといけませんので、必ず自分の目で確かめて修正することが重要と見ています。

あと、密かにChatGPTも使っていて、要約等に活用しています。

まとめ

PTA書記は、会議での議論を正確に記録し、文書化する重要な役割を担っています。この責任を果たす上で、Google Speech-to-Textのような音声認識技術の活用は大きな助けとなっております。

効率的な作業プロセスを確立することで、PTA活動をよりスムーズに進行できるように裏で暗躍していこうと思います。

こんな感じでめんどうなものを引き受けてきたなと思わずに、旧態依然とした（PTAの）仕事を如何に楽にできるか考えるのは、いささかなりとも楽しいと思えるのであります。